6 pontos sobre nossa relaçao com os participantes de eventos

Tive acesso a um ótimo texto através da COCAL (Federaçao de Entidades Organizadoras de Eventos da América Latina) onde Tomas Wedin, da empresa CONGREX, pontua 6 pontos para manter e obter participantes em eventos.

De forma didática ele expõe e faz com que haja uma reflexão e não um modo automático de organizar as etapas de um evento.

Compartilho com os leitores do Dica Evento seus tópicos e faço alguns comentários:

Seguir seus participantes antes/durante/pós evento

Mais do que ter os dados, é importante mapear e entender seu movimento. Outros eventos e entidades que seus participantes façam arte podem ser um bom termí´metro também.

Só assim poderemos definir formas de divulgação, ação promocional, quais patrocí­nios, entre outros; Além de ter isso arquivado e utilizado continuamente;

Deixe claro seus objetivos

As informações de programação, expectativa de participantes, dados importantes do evento, fazem com que os participantes saibam onde se envolveram.

Deixe claro o que quer comunicar

Por mais etapas e atividades que seu evento possa ter, deixe claro ao participantes os diversos momentos que acontecerão, quando haverá as oportunidades de network, como essas informações chegarão as pessoas, etc.

Pense inclusive em formas de como isso possa ser acessado e relembrado durante o evento, para que não percam e aproveitem mais.

A informação e seus canais

Hoje em dia é requisito as informações dos eventos cheguem de diversas formas, pois as pessoas tem relações diferentes com os tipos de canais, bem como as vezes necessitam de uma “avalanche” delas para realmente focarem nas ações de eventos.

Pense em mí­dias convencionais e não convencionais e não esqueça o famoso boca a boca.

Execução

Importante que todos os envolvidos estejam alinhados com essas ações de maneira homogênea: agência, cliente, assessoria, patrocinadores, entidades – pois as vezes o mesmo evento é comunicado e articulado, mas cada setor ou empresa envolvida de forma diferente.

Padronizar não é a solução, mas considerar adequações com mesma linha conceitual e fundamental, para que o consumidor final não fique perdido em tantas informações que podem parecer dispares;

Follow-up, avaliar seu evento.

Pense na forma: o que será feito com esses dados?

E porque não dividir com quem veio no evento, mostrando inclusive que a opinião dos participantes, foi considerada, falhas assumidas, etc?a E porque não um plano de melhorias?

E você qual outro tópico inseriria?