Ao organizarmos uma ação de evento para empresas, é importante que entendamos de forma bem pormenorizada o por que da realização daquele evento através do briefing – e que este não seja somente um breve levantamento de perguntas técnicas, mas sim uma oportunidade de obtenção de informações que possibilitem entregar exatamente aquilo que o cliente idealizou e precisa.
Então para termos um bom briefing, sugiro:
Pesquise Seu Cliente
Compreenda que momento a empresa vive, aquisições, empresa familiar/tradicional/multinacional; local das várias unidades; que agências (de publicidade, comunicação, eventos) já o atenderam ou atendem; antigos e novos lançamentos; propagandas que estão no ar; carteira de fornecedores cadastradas e habitues, agências com quem estamos concorrendo, etc.
Como: Via Site, networking, listas de discussão, blogs, antenado com as noticias constantemente.
Analise seu Solicitante
Compreenda quem ou qual departamento é o solicitante: MKT (marketing), RH (recursos humanos), Vendas, Diretoria, eles tem expectativas, budgets e características especificas. Aproveite e descubra quem é o decisor do projeto. Ex.: as vezes pego o briefing via o setor de RH para contemplar uma demanda de um gerente de produto e a aprovação é via o financeiro. O que fazer ?
Como: Tente realizar uma reunião pessoalmente, assim podemos avaliar o ambiente da empresa, o clima, a arquitetura, conversas de sala de espera, fotos nas mesas,
cartazes de mural, entre outros. Sobre os solicitantes e decisores, compreenda o organograma da situação e tente adequar o projeto ao máximo.
Descobrindo informações
Muitas vezes a empresa tem que realizar um evento, mas não sabe de que forma ele pode ser, não tem um formato muito definido.
Como: use o artifício da comparação para compreender o que de fato o cliente idealiza, falando de outros eventos existentes, isso mostra a ele que você domina a arte de organizá-los, além de mostrar que você acompanha as tendências e assim encontrarmos uma linha de projeto.
Quanto gastar
Temos também um detalhe: raramente os clientes indicam o budget (verba), isso dificulta dimensionarmos o tipo de projeto e amplitude de ações.
Como: pergunte se ele pretende usar a mesma verba de eventos anteriores (essa informação já existe com certeza, e se ele não trabalhava na empresa ano passado, indique que esta informação é fundamental, vai ser difícil ele se omitir); outra questão é sobre valores – um cliente as vezes idealiza um palestrante X e na própria reunião indicando que o ultimo cachê deste palestrante foi Y, isso já descarta o mesmo, para tal você precisa acompanhar média de preços de locais, artistas, buffets, entre outros para ter esta noção.
Preferências
As empresas e solicitantes tem preferências por locais, fornecedores, decoração, cores, horários, palestrantes, cardápios, entre outros.
Como:a além da pesquisa, aprendi que perguntar sobre o que não se quer ou fatos anteriores mal ou bem sucedidos podem indicar o que seja as suas preferências e restrições. Além de resultado de avaliação de p’os eventos anteriores que o solicitante possa ter.
Enfim, a arte de fecharmos uma boa proposta ou ganharmos uma concorrência, vem de um briefing que saia do rotineiro: Onde , Quando, Por que e Quanto. Que seja uma ficha interrogatória, mais do que nunca buscando o conceito que o cliente espera do evento. Assim temos mais chance de emitir a nota fiscal no final e ganharmos o cliente não somente pela folha do orçamento e sim pelo contexto criado.
Bons Eventos!!!