í‰ verdade que 24 horas é pouco tempo para realizarmos todas as nossas tarefas. Quem é que não gostaria de dispor de mais horinhas para se atualizar e ficar a par do que está acontecendo no mundo?
Para o gestor de eventos, quase sempre atarefado, í s vezes dá vontade de jogar tudo para o alto. í‰ difícil administrar o tempo, repassar procedimentos que só voltaram para a lista de tarefas por causa de informações desencontradas ou ter que lidar com as solicitações dos vários “chefes” (cada um com uma exigência diferente).
O cliente, o atendimento, o planejamento, o fornecedor, a agência de publicidade, o espaço do evento, o órgão público, o empresário da celebridade: é muita coisa para dar conta. Por outro lado… Se você não der, quem é que vai dar? Sem planejamento estratégico, a gente já sabe: as tarefas se perdem e o evento acaba indo por água abaixo.
Pensar em qual será a melhor abordagem para que o público entenda, divirta-se e mantenha a mensagem que origina o evento é o primeiro passo para não perder o foco. Mas o que é que o desenho do projetoa deve contemplar para dinamizar sua agenda?
- Outline: a agenda geral do evento, o que acontece por período.
- Timeline: cronograma pré/durante/depois do evento. Ele pode ser dividido em anos, meses ou semanas (algumas pessoas chamam isso de check list. Confira aqui um exemplo).
- Schedule: agenda geral com intervalos
- Cronograma de ações / step by step: as atividades e responsabilidades de cada um durante o evento.
E, depois de sistematizar as tarefas, mãos í obra!