Visitas técnicas (também chamadas de sight inspections) são fundamentais para garantir que um evento ocorra como planejado. Se esse planejamento for realizado com cuidado e acuidade, espera-se que o evento atinja seu objetivo final:a promover uma ação efetiva e, é claro, de qualidade.
Por isso é que é importante mapear o local do evento para descobrir quais são seus pontos fortes, suas limitações e quais alternativasa o espaçoa possibilita.a Se você já conhece o lugar, ótimo, mas o trabalho não acaba aí.a Jamais se esqueça dea que cada projeto demanda necessidades específicas, já quea salas são repaginadas, jardins são desfeitos, estacionamentos aumentam de tamanho e administradores podem ser substituídos por outros.
Além do lugar em si, você também deve demaisa pontos de destaque na região para aferir o tempo de deslocamento médio para chegar ao espaço onde o evento será realizado e descobrir quais são seus atrativos turísticos.a Hotéis para a equipe de apoio, aeroportos e centros de compras são exemplos do que você pode descobrir batendo perna pelo bairro ou “desbravando” a cidade.
Detalhe: se o seu evento acontece em julho e você fez a visita em janeiro, é esperado que ocorram mudanças com relação a clima, temporada, volume de pessoas, funcionários, eventos concorrentes, feriados locais e etc. Significa que você deve realizar a visita no mês do evento? Não. Mas ter essas considerações em mente é importantãssimo. Já aconteceu de eu realizara um evento em um hotel de São Paulo (SP) onde, no dia da chegada dos convencionais, o í´nibus não pode estacionar devido a uma feira livre que estava acontecendo na frente do estabelecimento.
Para evitar esse tipo de situação, faça simulações com a sua equipe e com os potenciais fornecedores. Dependendo da fase do projeto é imprescindível a presença dos profissionais que farão parte dele, tais como: cenógrafo, produtor, parte de criação e outros. Você até pode levar o cliente na visita técnica, mas não abra mão de um tempo sozinho para fazer seus levantamentos, medições, mapeamentos e reuniões (dica: vá ao local sem avisar nenhum dos administradores para fazer uma avaliação sem interferênciasa de terceiros!).
Oa valor da visita técnicaa geralmente está incluso no pacote do evento. Há casos em quea é preciso realizar a visita antes da fase finala do projeto ou até mais de uma vez, portanto avise para o cliente que essa é uma possibilidade e, se o dia chegar,a evite exageros durante a estadiaa (mesmo porque hotéis e fornecedores também encaram esses momentos como ações de relacionamento – e você não quer deixar uma má impressão, quer?).
Durante a visita técnica, cheque tudo. Pegue encartes, fotografe, adquira cartões, anote os contatos de fornecedores, converse com funcionários e com frequentadores do lugar (eles são ótimas fontes para investigar como se dá o atendimento, a organização e a prontidão para receber as pessoas).a E depois?a Depois, mãos í obra! :)