Congressos educativos formam um grande filão do mercado de eventos.a Seu objetivo é capacitar profissionaisa de acordo com os avanços cientãficos de suas respectivas áreas de atuação a partir de mesas-redondas, sessões de pergunta e resposta, seminários e oficinas práticas. Conferências e fóruns são outros formatos bastante utilizados nesse tipo de evento, cuja organizaçãoa demanda muita atenção e envolvimento no projeto.
A começar pela decisão do local onde o evento será realizado. O organizador começa preenchendo uma cadernoa de intenções (também chamado de bid book) que deve conter informações comprovadas a respeito do destino, como capacidade hoteleira, malha aérea, opções de entretenimento, quais são os centros de convenções, facilidades noa transporte e demais dados para que a comissão da entidade detentora do congresso decida se o destino é ou não o mais adequado para receber o evento. No caso de eventos internacionais, esse processo pode levar até seis anos.
Depois, é preciso se assegurar de que a grade de cursos e palestras (pensadas pela comissão técnica/cientãfica do evento) conta com a presença de keynote speakers reconhecidos. Além do nome – que é a primeira coisa que chama a atenção do público – o palestrante deve falar bem em público e ser uma fonte confiável para falar sobre o assunto que ele foi convidado a discutir. Para instigar o interesse dos inscritos, o organizador pode deixar disponível no site do evento alguns vídeos dos palestrantes falando sobre suas respectivas áreas de atuação.
Outras peculiaridades operacionais que merecem destaque:
- Ações de Paperless Events (PLE) já são bastante conhecidas como alternativasa ao excesso de informativos que são entregues nos congressos. Por isso é que hojea os anais costumam ser divulgados em CDs, pen drives ou em links para download. Nem os copos descartáveis ficam de fora quando o assunto é sustentabilidade:a hoje, muitos preferem substituí-losa por canecas de louça e bebedouros, com o objetivo de minimizar os impactos causados por grandes quantidades de lixo. Se você acha que um copinho não faz mal, pense nesse valor multiplicado por 10 ou 15 mil pessoas (média de participantes em um evento internacional). E aí, continua achando pouco?
- í‰ comum distribuir sacolas e brindes em congressos. Para evitar casos de perda – já que são todas iguais – uma dica é pensar em formas de identificação personalizada.
- Por que fazera uma longa apresentaçãoa do palestrante quando se pode substituir a leitura integral de seu currículo por uma projeção da foto e de uma mini-biografiaa no início da sessão? Taí um jeito de evitara que os congressistas fiquem entediados nos primeiros 20 minutos do evento…
- Finalizada a palestra, chega o momento de ouvir as perguntas da plateia – uma oportunidade se aprofundar em algum tópico abordado no evento. Há pessoas, no entanto, que se empolgam ao pegar o microfone ou têm dificuldades para manter a fala breve. Um jeito de evitar que as pessoas se cansem ou que a sessão se estenda muito além do esperado é distribuir papéis e canetas para agilizar o processo ou oferecer a possibilidade de enviar questõesa via SMS ou pelo site oficial do congresso.
- í‰ impossível agradar a todos quando o assunto é ar condicionado. Em eventos internacionais, então, nem se fala – por isso é que muitos deles já colocam nos convites e no site a temperatura do ar condicionado. Assim, quem é mais “friorento” já leva um casaquinho í mão e aqueles que passam mais calor vão com roupas mais leves.
- Nos jantares de gala (que podem ser de abertura ou de encerramento), o organizador deve caprichar na pompa e no glamour. Há muitas formas de decorar o espaço e de trazer atrações para o local, por isso é que essa é uma das partes mais fáceis de serem patrocinadas. Lembre-se apenas de avisar os participantes da existência desse evento, pois há pessoas que não atentama para esse tipo de atividade especial aoa viajar para fora. Imagine só a cena: o médico vai preparado para assistir debates e estudar novas técnicas operatórias e só descobre na “hora do vamos ver”, já no salão de festas,a que o sapatênis com camisa pólo difere muitoa dos ternos e vestidos finos que seus colegas estão usando. Você acha que ele vai ficar feliz com essa situação? Tsc, tsc.
Bom, aí estão algumas dicas para quem trabalha com esse – grande – mercado! Se alguém tiver mais alguma para compartilhar, é só postar nos comentários. Estou curiosa para saber a opinião de vocês.