Texto originalmente publicado no site da ABEOC – Associação Brasileira de Empresas de Eventos.
ABEOC em Destaque – Eventos: Ontem, Hoje e Amanhã
A coluna ABEOC em Destaque vem para trazer assuntos da área de eventos que interessam aos profissionais do segmento e quer estimular a discussão de temas importantes, aproveitando a experiência dos associados da ABEOC.
O tema desta primeira versão refere-se ao status do setor de eventos sob 05 aspectos, conversamos com Ana Claudia Bitencourt (Pres. ABEOC-RS), Rafael Bezerra (Pres. ABEOC-Ceará) e Monica Monteiro (ABEOC-MG).
í‰ fato a evolução do setor de eventos tanto na sua importã¢ncia como na forma de organização dos mesmos, estes datam da era clássica, e muitos mantém suas características até hoje, mas a sua funcionalidade e forma de apresentação tem passado por uma série de transformações, e compreender os eventos de ONTEM/ HOJE/ AMANHíƒ pode diferenciar as empresas e os profissionais trazendo um diferencial competitivo e a sobrevivência nos negócios. Monica comenta que os eventos são organizados com metodologia de trabalho profissional sob análise criteriosa desde os objetivos do realizador quanto do público alvo, metas, disponibilidade de investimento e resultados esperados; já no futuro, estes fazem parte de um mercado cada dia mais competitivo, onde o expertise e atendimento, criatividade e parcerias deverão ser valorizados como diferenciais para o sucesso, aqui percebemos que saímos de “fazedores†para pensadores de eventos, o que dentro da tendência é encarar os eventos como estratégico dentro da área de comunicação e relacionamento das empresas, inclusive muitas delas já estão trabalhando com o PEGE (Programa de Gestão Estratégica de Eventos*), nomenclatura abordada pela NBTA e que acredita na força dos eventos como alavanca de negócios. Já Ana Claudia indica que antigamente os eventos eram organizados de uma forma clássica, hoje a organização de eventos está muito mais completa, com glamour, pois o básico todo mundo faz, ou melhor pensa que faz, hoje em dia vivemos a era do diferencial, nesse sentido percebemos que o “algo mais†sempre é esperado, praticamente virou commoditie nos briefings que nos chegam, o grande desafio é traduzir o diferencial. Rafael aborda isso quando fala das transformações significativas ao longo do tempo do setor de eventos, e que com as novas tecnologias muita coisa pode surgir, mas o que nunca mudou foi a necessidade das pessoas se confraternizarem, independente do tipo de evento, isso continua fundamental. Mesmo com a modernização do mundo dos negócios, o ato de reunir pessoas nunca cairá de moda.
Outro aspecto refere-se aos espaços de eventos, onde além dos ambientes padrões, temos a busca pelos locais diferenciados, e o que um BOM ESPAí‡O DE EVENTOS precisa ter hoje em dia? Rafael acredita que a estrutura é importante, pois deve prever aspectos operacionais que facilitem o trabalho dos organizadores de evento, mas acima de tudo, os equipamentos devem oferecer um bom serviço. Dentro disso, cabe comentarmos que ás vezes temos bons espaços e que esteticamente são fenomenais, porém pouco funcionais para o quesito eventos, pois elevadores, corredores, acesso, estacionamentos, instalações elétricas não se aplicam a uma realidade de turismo de negócios e sim de lazer, é preciso uma adaptação e para os espaços criados especificamente para eventos um olhar mais técnico e operacional para facilitar as montagens, desmontagens, criatividade e necessidades especiais dos vários tipos de eventos. Ana exemplifica bem esta questão ao lembrar que dependendo do tipo de evento, por exemplo, se servimos um almoço precisamos de uma infra-estrutura mínima como cozinha, água, fogão, geladeira, espaço para organizar o serviço, mas para nós organizadores de eventos não existe um “mal” espaço; nós possuímos o dom de transformar, por isso ela tira fotos do antes, durante e depois para comparar as mudanças e melhorar sempre – um item fundamental é o aspecto de segurança, aproveitamos então, para relembrar sobre os alvarás dos espaços e dos alvarás específicos para eventos que devemos estar atentos e tê-los documentados. Além da infra-estrutura, logística e acesso adequadas para o evento conforme suas características, Monica alerta sobre a equipe de suporte qualificada e com boa vontade para a solução de problemas (infelizmente mesmo com check list operacional de todos os envolvidos – sempre – encontramos surpresas) e empregados que não atuam como colaboradores dificultam este processo. Aqui surge a importã¢ncia de BONS FORNECEDORES que na opinião de Monica devem se superar no atendimento, pontualidade e preços competitivos; já Ana reforça que um bom fornecedor é aquele que soluciona problemas, afinal eventos são cheios de imprevistos, e posteriormente discute-se os valores extras que possam surgir, mas a resolução é com parceria, agilidade e pro-atividade, pois atendermos bem o cliente é o que conta.
Talvez aqui surja o dilema com a frase “Cliente tem sempre razão?â€, mas como CONVIVER BEM COM SEU CLIENTE. Obviamente não existe receita e a frase é discutãvel, mas precisamos de clientes e o segredo seja traduzir e conseguir transformar os sonhos dos clientes em realidade, atuando como consultores, mostrando nossa experiência e orientando do que e porque tais indicações, isso tem ajudado Rafael a driblar seus clientes com eficiência, fato confirmado por Monica que indica que os argumentos precisam ter embasamento técnico e segurança na exposição, a parceria de ambos os lados é fundamental.
Dentro disso, indaguei sobre as características fundamentais para um BOM PROFISSIONAL DE EVENTOS e termos que se repetiram dentre os nossos entrevistados são a agilidade e flexibilidade, comprometimento e criatividade, bem como a cordialidade para com todos os envolvidos no processo, e como fundamental o real domínio de línguas, pois sabemos o quanto o idioma funcional não é suficiente para situações que vivemos, principalmente de reuniões e sob pressão. Segundo Rafael é preciso ter 4Ta´s: Tempo (dedicação), TRABALHO (envolvimento), TENACIDADE (superação) e TESíƒO.
Fica claro que temos que ficar atentos í vários aspectos e que as oportunidades são muitas, e olhando o passado, atento ao presente, ajudará a traçar um futuro para que as empresas de eventos se solidifiquem, que os espaços de eventos devem se adaptar ou serem “pensados†para as características de eventos; que os fornecedores tem que ter mais que qualidade técnica e sim cooperativismo, que o cliente tem e não tem razão – mas que devemos construir com ele a melhor solução e que este profissional de eventos além de qualidades técnicas, venha atuando estrategicamente, mas também com situações de sonhos e interatividade que deve encantar todos os envolvidos. Mãos a obra então !!!
Líbia Macedo- Out 2010
Livro: Eventos como alavanca de negócios, como e porque implantar o PEGE, Ed. Aleph, R. Ferreira e Beth Wada (organização)