Fazendo apresentações de projetos de eventos

Lembro-me muito bem de como era o processo de vender uma idéia de eventos alguns anos atrás. As reuniões de briefing, onde parte da equipe da empresa trazia informações sobre a expectativa do evento e nós, a agência, escutávamos tudo e fazíamos o que era quase que um interrogatório. E depois a apresentação de projeto com alguns impressos mostrando as informações,a proposta e, dependendo do tamanho do pedido, uma maquete para dar uma idéia da proposta.

Hoje em dia é comum que as propostas contém com vídeos, plantas 3D e até holográficas, além de apresentações elaboradíssimas para contar e encantar os clientes sobre os projetos de eventos ou produtos que apoiam os mesmos.

Deixando a nostalgia de lado, é fato que as apresentações apoiam a venda e não basta somente saber usar ferramentas como Power Point, Keynote (Mac), Canvas, Prezi, Slide Rocket, entre outros. É preciso saber como mostrar e usar adequadamente estes conteúdos para apoiar uma idéia.

Acabo de ler o livro Apresentações Brilhantes – Susan M. Weinschenk que é psicóloga e traz indicações de design a apelos comportamentais para termos uma eficiente apresentação.

Mesclei algumas dicas dela com outras minhas relacionado ao setor de eventos, espero que possa apoiá-los.

• Na apresentação de projetos sempre utilizo um resumo do briefing nos primeiros slides. Isso indica claramente sobre o que estaremos falando e reforça que este briefing foi feito com informações específicas, dadas por tal pessoa, em tal data. Ou seja: o projeto não considera mudanças ocorridas no meio tempo e não avisadas .
• Faça a revelação progressiva, passando as informações aos poucos, seguindo o princípio de Atenção/ Relevância/ Confiança / Satisfação. Por exemplo, às vezes e melhor apresentar  primeiro o case e depois a teoria que o ampara.
• Repetição de termos ou associações são formas das pessoas memorizar informações e ajudam a vender uma idéia ou projeto, ou para convencimento. Não significa se tornar repetitivo, mas focar várias vezes na sua idéia como solução para objetivos do briefing, exemplificando com quem já usou ou até mesmo o ineditismo disto.
• Cuidado com o tempo de apresentação:com a correria do cotidiano, quando conseguimos uma reunião de apresentação temos que utilizar o tempo da melhor maneira e levar em conta que o ser humano se distrai facilmente (especialmente com celulares, labtops, etc). Exercite fazer suas apresentações em no máximo 20 minutos. Se você tiver muitos dados à apresentar, quebre em 2 apresentações de 20min. E como as pessoas tendem a se lembrar mais do inicio e final de apresentações, capriche e ilustre pontos fundamentais de seu projeto nessas fases;

Ao fazer suas apresentações procure sempre levar em conta comportamentos da platéia, tanto para evitar possíveis problemas, como para melhorar os resultados da apresentação:

• Surpreenda, falando algo que o público talvez não saiba. Exemplo: as zonas Oeste e Sul de São Paulo concentram 80% dos espaços de eventos. Esta informação pode impactar a platéia, dando uma idéia de uma oportunidade de investimento ou perceber como a concorrência é forte em certas regiões.
• Se numa apresentação com 05 pessoas na sala, ao falar um item, você perceber que uma ou duas pessoas balançam a cabeça negativamente e uma outra de alguma forma concordou com um breve sorriso; foque seu olhar para ela, encorajando aquele comportamento que você deseja que se repita e não se abalará com os outros. (já ouviu falar do condicionamento operante de Skinner?)
• Interatividade: faça com que os ouvintes participem e experimentem durante sua apresentação:
  1. Entregue protótipos enquanto fala sobre o mesmo.
  2. Simule situações (vídeo/ musica/ entrega do mesmo brinde ou comida que será entregue).
  3. Realize a apresentação no local que você está propondo para o evento.
• Por fim, uma última dica: as pessoas se lembram de apenas quatro itens por vez. Esta afirmação é baseada em vários estudos de psicólogos relacionados a memória funcional e, em apresentações, podemos utilizar dessa maneira: se há 15 itens para serem apresentados, tente agrupar em grandes grupos e seus respectivos tópicos e sub-tópicos, também divididos em 4 pontos.

Procure usar elementos do design ou mesmo estruturar o texto e manter a estrutura de 4 tópicos por vez. Quer um exemplo? Repare no texto acima: os tópicos foram reunidos em 2 grupos de 4 ítens, separados por um parágrafo e uma linha, e o 9.o tópico transformado num parágrafo. :-)

Espero que suas apresentações sejam um sucesso e que revertam em vendas. Se você também tem uma dica para apresentações, divida com a gente aqui nos comentários ou em nosso Facebook.