XXXII COCAL – Florianópolis 2015 Um Evento Memorável em 10 Pontos

O Congresso da Federação de Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina – COCAL, que ocorre anualmente no mês de março, é o principal evento da entidade homônima, criada em 1985 como uma associação sem fins lucrativos composta de organizadores profissionais de congressos na América Latina e Península Ibérica.

A entidade tem como um de seus principais objetivos unir os esforços dos países da região para melhorar o desempenho da indústria de eventos na América Latina, Portugal e Espanha e possui associados na Argentina, Brasil, Chile, Costa Rica, Cuba, El Salvador, Espanha, Guatemala, Honduras, México, Panamá, Porto Rico, Uruguai e Venezuela.

A XXXIII edição, ocorrida no Costão do Santinho, resort situado na Ilha de Florianópolis congregou 553 pessoas, dentre 385 congressistas de 20 países diferentes, 84 expositores, 70 jornalistas e 14 membros do staff, conforme o relatório apresentado na coletiva de imprensa ocorrido no último dia das atividades.

A Presidente da Federação, Alisson Batres, registrou que foi o maior evento dos últimos 10 anos e cumpriu seus objetivos específicos de fortalecer o destino-sede e cumprir o seu tema, considerando que a Inovação foi um dos pontos altos.

Difícil mencionar apenas 10 pontos altos, dentre as mais de 35 atividades diferentes durante três dias da COCAL 2015 – entre painéis, workshops, palestras, reuniões temáticas e eventos sociais.

1 – Fórum Líderes do Futuro promovido pela IMEX-MPI-MCI

Oficina realizada no dia 05 de março, destinada à estudantes e jovens empresários da indústria de eventos. Sob liderança de Sarah Skavron, da IMEX, com participação de Carlos Rogério Zech Coelho, Vice-presidente de Relações Internacionais da ABEOC Brasil.

Merece destaque pelo olhar diferenciado aos estudantes e novos entrantes, em um programa que já vem sendo desenvolvido durante as IMEX com a discussão de temas não só de introdução e cenário geral da indústria no mundo e na América Latina, mas pela discussão dos aspectos que são considerados e esperados dos profissionais pelos empregadores e pelo mercado, além de discussão de Tendências.

2 – Reunião da Comissão de Estudos 142 – ABNT/Sebrae

Com intuito de otimizar e aproveitar a presença de representações, lideranças e empresários do setor de eventos presentes em Florianópolis, foi realizada a reunião da Comissão de Estudos 142 – ABNT/Sebrae, que trabalha a normalização de temas relevantes do setor de eventos, a exemplo da padronização das nomeclaturas e conceitos dos elementos da indústria, definição do perfil, competências e habilidades dos profissionais, procedimentos de segurança para eventos, boas práticas de qualidade, dentre outros temas que serão discutidos em ordem definida nesta reunião.

A comissão surgiu de uma demanda dos associados e representantes da ABEOC à ABNT e SEBRAE e, dentre as resolutivas, foi eleito o consultor Alexandre Garrido – da empresa Sextante-  como coordenador da Comissão, a ordem dos temas e o cronograma de reuniões mensais.

3 – Encontro de Profissionais de Marketing de Destino e Eventos

Iniciativa pioneira, a Oficina Regional DMAI – Destination Next contou com a presença de cerca de 40 participantes de Conventions Bureaux da Argentina, Chile, Colômbia, México, EUA, Paraguai, Honduras e das cidades brasileiras de São Paulo, Rio de Janeiro, Foz do Iguaçu, Blumenau, Chapecó, Santos, Belo Horizonte e Curitiba.

Abaixo o registro da Abertura com mesa composta por Ana Maria Viscasillas, DMAI; Ferdinando Lucena – João Pessoa Convention; Toni Sando – São Paulo Convention, Katia Bitencourt – EMBRATUR; Nehemias Ramos, Vice-presidente de Comunicação e Marketing da ABEOC Brasil; e Soraya Tonelli, Coordenadora Regional da Grande Florianópolis SEBRAE/SC.

4 – Ações de Sustentabilidade

Foram desenvolvidas ações de sustentabilidade em parceria com a coordenação do local do evento, o Costão do Santinho Resort e a Empresa Junior de Engenharia Sanitária e Ambiental (EJESAM-UFSC).

Para neutralizar as emissões de carbono e chamar a atenção dos congressistas para o tema, no final da tarde da sexta-feira (06/03) já foram plantadas 30 mudas de plantas nativas das espécies quaresmeira, erva baleeira e lantana.

O supervisor comercial de eventos do Costão do Santinho Resort, William Yamada, conta que “a intenção é reforçar a mata de restinga da praia com plantas originárias da própria região, e assim, preservar as características originais da flora local”.

A busca pela sustentabilidade se revela também de outras formas:

• para evitar o consumo de papel, houve desconto para os que optaram pela inscrição online e sem material impresso;
• foi desenvolvido um aplicativo para que a plateia mande pergunta aos palestrantes pela internet e não por folhas de papel;
• em vez de flores, a decoração foi feita com plantas em vasos, que depois serão aproveitadas em outros eventos;
• em vez de copo de plástico descartável, o participante recebeu um copo para consumir água durante os três dias do congresso.

Além das atividades mais comuns como a escolha pelo material de participante em papel reciclato, sacola de algodão, distribuição de copos para a minimização de copos plásticos e orientações gerais, também foi feita a Gestão de Resíduos pela Empresa Junior, com pequenas ações de educação ambiental e correta separação do lixo, das 24 lixeiras com material informativo sobre o que jogar em cada uma e adesivos com identificação.

5 – Intensa utilização de tecnologia em prol da interação

O COCAL 2015 seguiu a tendência de interação em eventos e contou tecnológico de dois aplicativos. A empresa mobLee (que já forneceu o aplicativo oficial para os dez maiores eventos do Brasil, incluindo o Salão do Automóvel e a Bienal do Livro de São Paulo, além do maior evento do México) forneceu todas as informações dos expositores, atrações e programação do evento. O visitante teve acesso aos dados de forma objetiva e poderia planejar sua visita de maneira mais eficaz, marcando suas atrações, palestras e expositores favoritos, com ajuda de um alarme para suas atividades escolhidas.

O app também contou com uma timeline de notícias, alimentado com informações e avisos enviados pela organização a exemplo de troca de dias de atividades, como aconteceu com uma Oficina de Ferramentas da COCAL, mas o ponto alto foi a possibilidade de fazer perguntas para os palestrantes pelo app, ficando disponível para todos os congressistas, que podia acompanhar quais as questões seriam discutidas nos debates.

O outro aplicativo foi lançado oficialmente no COCAL, o “TagPoint Beacon”, um dispositivo que identifica o visitante e envia conteúdo por sinal de bluetooth baseado na sua localização e interesse. O visitante recebe o conteúdo através do aplicativo TagPoint. Os participantes que se cadastraram podiam trocar cartões de visitas automaticamente no seu smartphone ao se aproximar de um contato, interagir com palestrantes e expositores.

Para usufruir da interação e conteúdo, além de se cadastrarem, as pessoas precisavaram apenas estarem em um local com um TagPoint, o chamado de TagPoint Zone. E não há a necessidade de digitar ou buscar nada, quem têm o app no celular recebe as notificações de conteúdos quando se aproximam de qualquer aparelho TagPoint Beacon no mundo.

O aplicativo TagPoint possibilita a organizadores e expositores métricas em tempo real. É possível gerenciar e analisar em tempo real o conteúdo que o público recebe do seu TagPoint Beacon, além de ver o resultado de uma campanha promovida, por exemplo, através de relatórios que também são disponibilizados pelo aplicativo.

6 – Participação de Zezo Carvalho e o Workshop de Inovação

Zezo Carvalho foi um dos grandes personagens do COCAL 2015. O palestrante e show man lusitano, proferiu a primeira palestra do evento criatividade e inovação e esteve presente em todos os intervalos durante todo o evento, com dinâmicas que levavam da reflexão de sentimentos e qualidade de vida à conduta profissional.

Com seu workshop deiInovação, dividiu um auditório de quase 400 pessoas em 33 grupos que tinham a missão de elaborar um produto, um evento, com conceito, imagem e identidade e aspectos do planejamento, em uma competição que premiou os três primeiros lugares na Solenidade de Encerramento.

Todas as entradas de Zezo, além da própria palestra, trouxeram contribuições com mensagens, textos, imagens e provocações que tiraram os profissionais de suas zonas de conforto e promoveram o networking ente os participantes.

7 – Painel Certificação como um diálogo facilitador de negócios

O debate teve início com a explanação da ABNT, através de seu Diretor Luiz Boschett, que contou sobre a experiência e principais percepções sobre as empresas da indústria de eventos pela Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT nas auditorias para a certificação através do Selo de Qualidade Abeoc Brasil.

Também foram analisados os resultados do Programa de Qualificação e Certificação para Empresas da área de Eventos, em conjunto com a ABEOCBrasil e o SEBRAE Nacional, que também apresentou números interessantes: 232 empresas participantes, 97 certificadas e aumento do faturamento das empresas participantes em 16% no ano de 2014, segundo ano da qualificação.

Este painel teve um valor diferenciado com a apresentação para a plateia – de forma didática – , por Eduardo Chailo, Presidente e Diretor Executivo do Global Meetings e Tourism Specialists LLC, as possibilidades de certificações internacionais existentes da indústria de eventos e informações interessantes e resumidas sobe objetivos, exames de certificação, valores, pé-requisitos.

Outro ponto forte da sua fala foi o alerta de que a ausência de profissionais certificados no Brasil limita a expansão dos negócios com a América Latina, Europa e América principalmente.

8 – Apresentação de Cases

Cases e os caminhos percorridos por eventos que ficam maiores que seus promotores ou que colaboram para a consolidação da Economia Criativa, além da cooperação entre CVBs e OPCs (Organizadores Profissionais de Eventos)

A apresentação de cases e a narrativa de promotores e produtores de grandes eventos, de relevância efetiva para seus destinos-sedes e comunidades também merece destaque pela possibilidade de permitir ao expectador – com base em experiências reais – perceber quais os aspectos inerentes ao sucesso e a verdadeira contribuição social.

Tanto nos painéis sobre a Economia Criativa, quanto na cooperação de OPCs e CVBs e de eventos que tomaram grandes proporções, a presença de Cases e, com isso, o interesse do público, foi notório pela autonarrativa, a indicação de crises, desafios, problemas e superações.

Eduardo Barroso mostrou como Florianópolis conquistou o selo de Cidade Criativa da Unesco na área de gastronomia, enfatizando a forte contribuirão dos eventos nos segmentos que compõem a Economia Criativa. Não menos relevante, a contribuição de Graça Cabral sobre o Movimento HotSpot, prêmio de inovação e criatividade criado em 2013 e que busca reconhecer talentos brasileiros em 11 categorias.

O painel sobre cooperação foi enriquecido com a presença e as experiências de especialistas como Bruce MacMillan e Paul Vallee e a participação de Juliana Castanho, diretora executiva do Floripa CVB e Toni Sando, diretor executivo do São Paulo CVB, que abordaram as necessidades de unir iniciativa privada e poder público, para pensarem juntos o desenvolvimento do destino turístico para atrair, captar e criar eventos.

Também os cases do Festuris (que há três anos conta com um salão MICE) e a trajetória da empresa fundadora a Rossi & Zorzanello, o Ironman,da LatinSports e sua contribuição ao turismo de Florianópolis são outros exemplos de cases de Inovação e prenderam a atenção do público com seus aprendizados compartilhados.

9 – Festa do México – Anfitriões do COCAL 2016

Os anfitriões da próxima edição do COCAL promoveram uma festa animadíssima na área da piscina do Costão do Santinho. Regada a tequila e tequileiros, decoração, comida e música típicas, avançou noite adentro também com um DJ que movimentou a pista de dança.

Além da integração e confraternização, a festa deu uma pista positiva do que deve ser o evento em Guadalajara em 2016.

10 – Palestra Tendências no Setor de Eventos, com Roger Tondeur (MCI Group)

A palestra mais esperada do evento, foi a de encerramento, com o inspirador Roger Tondeur, fundador da MCI Group,  empresa suíça com 27 anos de história e a maior do mundo em eventos, presente nos seis continentes, 30 países com 58 escritórios e cerca de 2000 profissionais denominados de talentos. No Brasil desde 2009, fruto de uma fusão com a Alatur JTB, adquiriu três empresas de eventos: a JZ Congressos, a Acqua Consultoria e a AB Eventos, além do Campus Party, com uma previsão de faturamento de 120 milhões para 2015.

Tondeur apresentou as megatendências do setor, entre elas:

• o crescimento da classe média e, com isso, mais pessoas para participar de eventos;
• uso do mobile;
• o ambiente multicultural;
• a maior relevância do capital humano e a economia do compartilhamento
• além de destacar que os eventos precisam estar conectados a outras ações de comunicação das empresas.

Entre os desafios da indústria de eventos, o fundador da MCI cita a alta competição, pressão por preço imposta pelo mercado e consumidor mais exigente, a sustentabilidade e atrair públicos de diferentes gerações e cultura.

O encerramento do Congresso, após as palavras da Presidente da COCAL, Alisson Brates e da ABEOC Brasil, Ana Claudia Bittencourt, foi muito alto astral, com anuncio das equipes campeãs do Workshop, com um clima estimulante para que os OPCs retornem às suas atividades.

Crédito de todas as fotos: ABEOC Nacional, em seus diversos canais.