Contrato não é mera burocracia, é uma forma profissional de respaldar cliente e fornecedor. í‰ bem verdade que o setor de eventos já viveu a época dos acordos verbais, da informalidade. Mas, hoje em dia, colocar tudo no papel é a melhor forma de assegurar que todos vão cumprir bem seus papéis.
Ainda que o evento ou o fornecedor seja pequeno, alinhe num contrato obrigações, datas, cancelamentos, prazos e responsabilidades. Isso é fundamental para que o evento transcorra com tranquilidade e qualidade. Se você não tiver um departamento jurídico, realize uma consulta para a criação de um contrato padrão e adapte esse documento-base para cada necessidade – sempre com o acompanhamento de um advogado.
Há, ainda, outras dicas importantes:
- Não assine nada até compreender e alinhar todos os itens do contrato, e tenha o documento assinado por todas as partes envolvidas antes do início da produção do evento;
- Tenha o contrato em mãos no dia do evento. Ele será útil caso surjam duvidas, principalmente sobre responsabilidades;
- Cuidado com termos em inglês ou com jargões de mercados ou áreas específicas. Certifique-se de que o texto seja bem claro;
- Certifique-se de que quem assina é responsável oficial da empresa contratante ou contratada;
- Numere e arquive todas as versões, e LEIA a última checando tudo, com muita atenção.
Um ótimo documento que também pode ajudar é foi elaborado pelo Convention Industry Council (CIC) e está disponível para download.
Tomando estas precauções, o risco de levar um susto é muito menor. Esqueça o fio do bigode. Hoje, deve ser tudo preto no branco.
Líbia , muito legal essas dicas e o arquivo para download. Algo sempre bom de se relembrar no mundo dos eventos. Mesmo sabendo que nos dias de hoje, nem o fio do bigode, nem os apertos de mão garantem uma entrega no prazo e de qualidade, muitas vezes deixamos isso acontecer em nome da “amizade”, “parceria”, “consideração”, “informalidade”, enfim, e depois, o grande prejudicado, além do organizador e responsável pelo evento, será seu cliente direto e indireto. Daí, já será tarde para pensar em ressarcimento, infelizmente, só prejuízo.!! Abs, Rosana Zan
Rosana, mais do que nunca planejar e oficializar os acordos, não é verdade ?!