Entidades associativas são organizações importantes em todos os setores de negócios — por exemplo Associação Brasileira de Industria de Plásticos, Sociedade Brasileira de Dermatologia — e costumam ter algumas características bem típicas:
- são órgãos sem fins lucrativos;
- representam um determinado setor;
- promovem estudos, pesquisa e levantamentos estatísticas do segmento;
- capacitam o mercado através de cursos, certificações e atualizações;/li>
- estimulam o networking;
- costumam ter uma publicação ou site com atualizações;
- representam o setor e sua cadeia em órgãos públicos;
- acompanham e tentam influenciar legislação;
Para uma entidade associativa, os eventos são uma das melhores ferramentas de atuação e em geral organizam eventos para trabalhar todos pontos acima e atender outros objetivos.Os tipos mais comuns são os eventos educativos científicos (congressos, seminários, jornadas, fórum, summit, etc), bem como cursos de atualização e lançamento de livros.
Ser a empresa ou profissional de organização destes eventos é certeza de um bom volume de trabalho e parceria longitudinal, pela característica das ações, mesmo em tempo de crise.
Mas o profissional de eventos que trabalha ou deseja trabalhar neste segmento deve estar atento a alguns pontos:
- quais são formatos de eventos mais adequados para entidade e o setor;
- os eventos dessas entidades costuma ter versões regionais, nacionais e internacionais. Nestes últimos, uma tendência é que sejam megaeventos, com uma grande quantidade de participantes de vários locais, e portanto necessitam de apoio de empresa externa;
- atencão ao perfil do participante, que na maioria das vezes sênior. Tem sido comum participantes trazerem seus acompanhantes para aproveitarem o período no destino do Congresso.Portanto, há uma demanda para a criação de ações paralelas para estes acompanhantes, com serviços de hospitalidade que podemos lucrar e mostrar eficiência de atendimento;
- Acompanhe criteriosamente o calendário e os períodos de candidatura e atuar junto com os CVB (Convention and Visitors Bureaus) na criação dde projetos de bidbook (vide abaixo);
- As entidades estão crescendo e podem ter associados em vários locais do estado, do país e do mundo. Estar presente em todas as ações é difícil, portanto eventos híbridos, que tenham tem parte de sua programação presencial e parte virtual, auxiliam nesta abrangência;
- A medida de sucesso de uma entidade deste tipo é o número de associados fiéis. Por isso, é importante pensar a estratégia para a captação de associados;
- É interessante ter ações para os universitários – especialmente os do último ano de um curso – que brevemente estarão no mercado e podem ver numa entidade a chance de entrar no mercado, construir e manter o networking e estar se aperfeiçoando através dos eventos.
O que é o bidbook
O Bidbook, também chamado de Livro de Propostas, é um caderno de intenções, obrigatório para que uma cidade se candidate a um evento – em geral, um megaevento.
Tradicionalmente, este documento lista ítens de infra-estrutura que comprovam que a cidade ou localidade tem condições de receber o evento, como espaços de eventos adequados, malha de transporte e aeroporto, entretenimento, capacidade hoteleira, financiamento, profissionais do segmento do evento, entre outras regras e demandas.
A partir desse documento a banca julgadora da associação avalia quem tem melhores condições de receber o evento.